Laporan Manajemen Logistik
MANAJEMEN LOGISTIK
Latar Belakang
Distribusi logistik merupakan kegiatan dan usaha pengurusan dalam penyelenggaraan penyaluran dan penyampaian kebutuhan logistik kepada unit-unit kerja yang membutuhkan. Dari pengertian ini dapat ditekankan bahwa dalam kegiatan distribusi logistik tidak sekedar memberikan atau menyerahkan logistik kepada unit kerja yang memerlukan, tapi lebih dari itu dituntut adanya kegiatan perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian yang tepat sehingga tercipta suatu cara kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dalam penyaluran logistik secara teratur, tertib, dan dapat dipertanggungjawabkan, serta mendukung efektifitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Kegiatan distribusi logistik pada dasarnya merupakan kelanjutan dari proses penyimpanan atau penggudangan logistik, ataupun secara empirik merupakan satu bagian dari kegiatan penggudangan logistik itu sendiri. Kegiatan distribusi barang ini pada dasarnya juga merupakan suatu bagian kegiatan dari serangkaian kegiatan guna pemenuhan kebutuhan logistik bagi unit-unit kerja dalam suatu organisasi. Oleh karena itu, kegiatan distribusi logistik ini tidak boleh dianggap sepele ataupun remeh dalam penyelenggaraan kegiatan dalam suatu organisasi, tetapi sebaliknya kegiatan ini harus mendapat perhatian yang proporsional karena efektifitas dan efisiensi kerja setiap unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan sangat ditentukan oleh profesionalitas dalam pegelolaan kegiatan distribusi logistik ini.
Kegiatan distribusi logistik pada dasarnya merupakan kelanjutan dari proses penyimpanan atau penggudangan logistik, ataupun secara empirik merupakan satu bagian dari kegiatan penggudangan logistik itu sendiri. Kegiatan distribusi barang ini pada dasarnya juga merupakan suatu bagian kegiatan dari serangkaian kegiatan guna pemenuhan kebutuhan logistik bagi unit-unit kerja dalam suatu organisasi. Oleh karena itu, kegiatan distribusi logistik ini tidak boleh dianggap sepele ataupun remeh dalam penyelenggaraan kegiatan dalam suatu organisasi, tetapi sebaliknya kegiatan ini harus mendapat perhatian yang proporsional karena efektifitas dan efisiensi kerja setiap unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan sangat ditentukan oleh profesionalitas dalam pegelolaan kegiatan distribusi logistik ini.
Pengertian Manajemen Logistik
Manajemen Logistik adalah proses perencanaan, implementasi serta pengendalian persediaan dan aliran material sejak dari titik asal sampai konsumsi dalam rangka memenuhi kebutuhan konsumen/ user secara efektif dan efisien. Dengan kata lain, sistem logisttik memiliki dua objektif utama yaitu pelayanan terbaik dan minimasi biaya. Dalam bisnis apapun, persediaan barang (inventory) memegang peran yang sangat penting. Bisnis manufaktur umumnya menghabiskan lebih dari 65 % harga pokok produksinya (cost of goods manufaktured) untuk biaya bahan baku, bahan penunjang maupun suku cadang mesin. Begitu pula dalam industri jasa. Industri jasa menghabiskan dana yang tidak sedikit untuk persediaan. Pengelolaan sistem logistik ini menjadi semakin penting, karena begitu besarnya pengaruh manajemen logistik pada performansi
keuangan sebuah perusahaan. Sudah terlalu banyak contoh perusahaan yang berhasil meningkatkan performansinya dengan cara reduksi biaya logistik.
Siagian (1992) menyatakan manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan untuk kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat. (Subagya: 1994), sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif. Dalam sistem administrasi manajemen logistik Subagya menyatakan sebagai berikut:
 |  | ||||
| |||||
Pelaksanaan manajemen yang baik, maka unsur-unsur manajemen diproses melalui fungsi-fungsi manajemen dan fungsi tersebut merupakan pegangan umum untuk dapat terselenggaranya fungsi-fungsi logistik.
Fungsi Manajemen Logistik
Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik sebagai berikut (Mustiksari: 2007):
 |
|
|
|
|
Masing-masing fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain. Untuk itu kita bahas satu persatu fungsi logistik tersebut.
1.Fungsi Perencanaan
Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masing- masing organisasi( Mustikasari: 2007). Subagya menyatakan perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan, pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman tindakan
Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya sehingga akan sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan reporting yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengandalian terhadap devisi-devisi yang terjadi.
|
 | |||
 | |||
Pengkajian  | |||
 | |||
|
Pengawasan | |||
 | |||
Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan ( Sasaran ) di perlukan kerjasama yang terus menerus antara pimpinan / staf, perencana, pelaksana dan pengawas dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Seluruh kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran) organisasi.
Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode-periode sebagai berikut:
a. Rencana jangka panjang (Long range)
b. Rencana jangka menengah (Mid range)
c. Rencana jangka pendek (Short range)
Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan skala perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang terperinci. Melalui fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain:
a. Rencana Pembelian
b. Rencana Rehabilitasi
c. Rencana Dislokasi
d. Rencana Sewa
e. Rencana Pembuatan.
Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan menyimpulkan pernyataan sebagai berikut:
a. Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat
b. Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah yang tepat
c. Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat
d. Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat
e. Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan orang atau unit yang tepat
f. Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat
g. Mengapa di butuhkan (why) untuk mengecek apakah keputusan yang di ambil benar-benar tepat
2. Fungsi Penganggaran
Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya (Subagya & Mustikasari).
Dalam fungsi penganggaran, semua rencana-rencana dari fungsi perencanaan dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana-dana yang tersedia. Dengan mengetahui hambatan-hambatan dan keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan anggaran yang reliable.
Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek berulang kali dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan, maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa.
Pengaturan keuangan yang jelas, sederhan dan tidak rumit akan sangat membantu kegiatan.
Dalam menyusun anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan antara lain adalah:
· Peraturan–peraturan terkait
· Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi
· Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran
· Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan logistik
Sumber anggaran di suatu rumah sakit bermacam-macam, tergantung pada institusi yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana Subsidi (Bappenas, Depkes, Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah sakit swasta sumber anggaran berasal dari Dana Subsidi (Yayasan dan Donatur), Penerimaan rumah sakit dan Dana dari pihak ketiga (Mustikasari).
Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 % - 50 % dalam bentuk obat-obatan dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan makanan, alat kebersihan dan suku cadang.
3.Fungsi Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi. (Subagya: 1994). Sedangkan Mustikasari berpendapat fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi atau mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui sebelumnya.
Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan organisasi. Cara–cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan adalah:
a. Pembelian
b. Penyewaan
c. Peminjaman
d. Pemberian ( hibah )
e. Penukaran
f. Pembuatan
g. Perbaikan
Proses pengaadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:
a. Perencanaan dan penentuan kebutuhan
b. Penyusunan dokumen tender
c. Pengiklanan/penyampaian uandangan lelang
d. Pemasukan dan pembukuan penawaran
e. Evaluasi penawaran
f. Pengusulan dan penentuan pemenang
g. Masa sanggah
h. Penunjukan pemenang
i. Pengaturan kontrak
j. Pelaksanaan kontrak
Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi tehnis yang menyangkut pihak luar maka pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian. Pengendalian dilaksanakan dari awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan. Kebijakan pemerintah yang mengatur tentang pengadaan barang adalah Keppres No. 80 tahun 2003.
Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara lain:
a. Kode etik pengadaan
Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W. Aljian, antara lain:
· Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang pembeli harus tetap tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan
· Tidak boleh ada keterangan orang dalam, kepada siapapun.
· Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika
b. Pelelangan pengadaan barang
Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk panitia pengadaan dan pelangan milik negara yang ditentukan sebagai berikut:
· Keanggotaan panitia sekurang-kurangnya 5 orang terdiri dari unsur: Perencana, pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penaggung jawab keuangan, penanggung jawab perlengkapan, penanggung jawab tehnis.
· Dilarang duduk sebagai anggota panitia adalah: Kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-unit yang berfungsi sebagai pemeriksa.
· Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek
· Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang pelelangan ditunjuk (Subagya:1994)
4.Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan. (Mustikasari: 2007) Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya serendah-rendahnya. Fungsi ini mencakup semua kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan barang. Fungsi yang lain adalah: Kualitas barang dapat dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri.
Faktor – faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan adalah:
a. Pemilihan lokasi
Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang yang disimpan, keamanan dan sirkulasi udara yang baik.
b. Barang (Jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan)
Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam:
§ Barang biasa: Kendaraan, mobil ambulance, alat-alat berat, brankar, kursi roda dll.
§ Barang khusus: Obat-obatan, alat-alat medis dll.
c. Pengaturan ruang
Bentuk-bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan ruang secara efisien dan pengawasan ruangan.
d. Prosedur/sistem penyimpanan
Formulir-formulir transaksi, kartu-kartu catatan, kartu-kartu pemeriksaan, cara pengambilan barang, pengawetan dll.
e. Penggunaan alat bantu
f. Pengamanan dan keselamatan
Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap kecelakan, gangguan terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan.
5. Fungsi Penyaluran (Distribusi)
Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya (Subagya: 1994). Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain:
a. Proses Administrasi
b. Proses penyampaian berita (data-data informasi)
c. Proses pengeluaran fisik barang
d. Proses angkutan
e. Proses pembongkaran dan pemuatan
f. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan
Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran merupakan unsur yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
6. Fungsi Penghapusan
Penghapusan adalah kgiatan atau usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku (Subagya: 1994). Alasan penghapusan barang antaralain:
a. Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah, tercecer atau tidak ditemukan
b. Tehnis dan ekonomis: Setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya. Keadaan tersebut disebabkan faktor-faktor: Kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki, obsolete (meningkatkan efisiensi atau efektifitas), kadaluarsa yaitu suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut, menguap atau hadling, Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang tidak dapat dipergunakan lagi.
c. Surplus dan ekses
d. Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus
e. Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara
Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara lain:
a. Aspek yuridis, administrasi dan prosedur
Dalam aspek yuridis mencakup hal-ha: Pembentukan panitia penilai, identifikasi dan inventarisasi peraturan-peraturan yang mengikat, persyaratan atau ketentuan terhadap barang yang dihapus, penyelesaian kewajiban sebelum barang dihapus.
b. Aspek rencana pelaksana tehnis
Evaluasi, rencana pemisahan dan pembuangan serta rencana tindak lanjut. Cara-cara penghapusan yang lazim dilakukan antaralain:
· Pemanfaatan langsung: Usaha merehabilitasi/merekondisi komponen-komponen yang masih dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai barang persediaan baru.
· Pemanfaatan kembali: Usaha meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang dihapus menjadi barang lain
· Pemindahan:Mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam rangka pemanfaatan langsung
· Hibah: Pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan atau pihak di luar instansi (Pemerintah)
· Penjualan/Pelelangan: Dijual baik di bawah tangan atau dilelang
· Pemusnahan: Menyangkut keamanan dan keselamatan lingkungan
7. Fungsi Pengendalian
Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik yang sedang atau telah berlangsung (Mustikasari: 2007). Bentuk kegiatan pengendalian antara lain:
a. Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan prosedur lain
b. Melaksanakan pengamatan (Monitoring), evaluasi dan laporan, guna mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari rencana
c. Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara pelaksanaan dalam rangka pencapaian tujuan
d. Melakukan supervisi
Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan sarana-sarana pengendalian sebagai berikut:
a. Struktur organisasi yang baik
b. Sistem informasi yang memadai
c. Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi
d. Pendidikan dan pelatihan
e. Anggaran yang cukup memadai
JALUR PEMASARAN PRODUK KECAP
Dasar-dasar kesuksesan dalam kompetisi di pasar ada beberapa macam tetapi suatu model sederhana yang dapat dikemukakan dan cukup masuk akal adalah apa yang dinamakan sebagai “the triangular linkage of the company” atau “the Three C’s” yaitu customers, competition dan company dengan hubungan keterkaitan dibantara ketiganya seperti yang diperlihatkan pada Gambar 1.
Penanganan manajemen logistik yang baik akan bermuara pada terbentuknya keunggulan kompetitif perusahaan. Sumber dari keunggulan kompetitif tersebut terletak pertama-tama pada kemampuan perusahaan membedakan dirinya sendiri di depan mata konsumen dari para pesaingnya (value advantage). Kedua, dengan cara bekerja berbiaya rendah yang berarti memperoleh laba yang lebih tinggi (productivity atau cost advantage).
Dalam prakteknya, perusahaan-perusahaan yang sukses – tanpa perduli berskala kecil, menengah, dan besar - ternyata terus menerus berusaha mencari posisi dalam pasar berdasarkan kedua-dua advantage itu, yaitu productivity advantage dan value advantage. Opsi-opsi yang tersedia dalam hubungan antara value advantage dan productivity advantage adalah seperti Gambar 2.
Perusahaan yang merasa menempati kotak bawah kiri dalam matrix tersebut berada pada posisi paling malang
Contoh pada produksi hasil olahan kacang kedelai yaitu kecap. Perusahaan pada masa pendistribusian akan melalui distributor sebelum sampai ke tangan konsumen dan dikonsumsi. Hal pemasaran produk ini juga sangat di[perhitungkan oleh perusahaan (produsen). Produsen akan memperhitu
2 komentar
Write komentarbisa diemailkan artikelnya?
ReplyDicek di blog ini saja yah pak, terimakasih banyak
Reply